AtlanticGes Factu

AtlanticGes Factu es una ERP diseñada para la gestión administrativa de la empresa de una forma cómoda y versátil. Con ella el usuario dispone de una herramienta que le permitirá controlar la totalidad del ciclo comercial.

• Llevar en todo momento un control exhaustivo del stock del almacén.
• Gestionar los componentes de los artículos.
• Contempla los ciclos completos tanto de compras como de ventas.
• Posibilidad de ajustar los formatos de todos los documentos elaborados (ofertas, pedidos, albaranes, facturas, recibos,…) a las necesidades del usuario.
• Importación de forma automática de los datos procedentes de terminales portátiles (PDAs, máquinas de autoventa, …).
• Traspaso de facturas de compra y de venta a contabilidad tanto de forma manual como automática.
• Envío de documentos a través del correo electrónico (EDI).

Módulos

Almacén

El módulo de almacén permite a la empresa gestionar el stock y emitir los informes necesarios para su control. AtlanticGes Factu divide el almacén en tres opciones:

• Secciones: Permite agrupar a los artículos en grandes grupos a los que se les pueden asignar unas características comunes.
• Familias: Son divisiones de las secciones que permiten generar grupos de artículos más pequeños, pudiendo modificar las características generales para cada una de ellas.
• Artículos: Son las mercancías propiamente dichas. En su ficha se introducirán los datos referentes a la sección, la familia, el proveedor, los códigos (posibilidad de efectuar las compras y las ventas hasta por cinco códigos diferentes), las tarifas de compra y venta, etc. Desde la propia ficha del artículo se pueden consultar el stock, los documentos de compra y venta, etc.

Las principales consultas de la opción de artículos son:

• Por Sección, Familia, Proveedor, Marca o Tipo.
• En Oferta.
• Emisión de Etiquetas con Código de Barras.
• Listado de Márgenes y Tarifas (sólo una).
• Tarifa General (Todas).
• Bajo Mínimos y Sobre Máximos.
• Necesidades de Compra por Almacén y por Artículo.
• Artículos que no se Venden desde una Fecha.
• Listados de Existencias: General, Valorado Almacén y Valorado Total.
• Movimientos de Almacén: Permiten realizar operaciones de entrada y salida de stock sin que exista un documento de compra o venta. Las estadísticas no varían al realizar estas operaciones. Se divide en tres opciones:
• Movimientos: utilizados para la regularización y recuento de stock. Las opciones son: Inventarios, Entradas y Salidas.
• Traspaso entre Almacenes: permite mover el stock de los artículos de uno de los almacenes de la empresa a otro.
• Traspaso de Stock: permite convertir el stock de un artículo en otros artículos. Es decir, transforma un artículo en otros diferentes.

El módulo de almacén contiene también gran cantidad de consultas e informes que permiten obtener la información tanto por pantalla como en papel.

Capturas del Módulo Almacén

Proveedores

En el módulo proveedores el usuario podrá ir dando de alta a aquellos proveedores con los que trabaja la empresa. La ficha de cada uno contiene un encarpetado compuesto por varias pestañas en las que se podrán introducir todos los datos referentes al mismo:

• Datos fiscales.
• Condiciones de compra.
• Forma de pago.
• Etc.

Capturas del Módulo Proovedores

Compras

En el módulo proveedores el usuario podrá ir dando de alta a aquellos proveedores con los que trabaja la empresa. La ficha de cada uno contiene un encarpetado compuesto por varias pestañas en las que se podrán introducir todos los datos referentes al mismo:

El ciclo completo de compras se compone de varias fases:

• Ofertas.
• Pedidos.
• Albaranes.
• Facturas.

Cabe la posibilidad de traspasar el contenido de un documento al siguiente en dicho ciclo. Éste finaliza con la elaboración de la factura o, si se ha adquirido AtlanticGes Conta, con la contabilización de dicha factura.

Ofertas

Las ofertas permiten introducir los presupuestos solicitados a los proveedores con dos finalidades:

• Disponer de información acerca de cuáles son los precios que nos ofrecen.
• Saber qué proveedor suministra a la empresa los mismos productos a un precio más interesante.

Se pueden realizar consultas por múltiples campos y obtener los correspondientes informes:

• Por artículo.
• Por proveedor.
• Entre fechas
• …

También es posible convertir cualquiera de las ofertas en pedido, en albarán o en factura. De esta manera no es preciso volver a teclear la información, evitándose la posibilidad de cometer errores.

Pedidos

Los pedidos son los documentos en los que se reflejará la mercancía que se ha solicitado a los proveedores. Su principal objetivo es mantener controlada la mercancía pendiente de recibir.

Además de la captura de pedidos esta opción presenta una gran cantidad de consultas e informes a partir de varios campos:

• Proveedor.
• Por artículo.
• Pendientes.
• Recibidos.
• Entre fechas.
• …

así como procesos para agilizar el reflejo de la recepción de la mercancía en el almacén:

• Traspaso de pedido a albarán tanto parcial como completo.
• Facturación de pedidos.

Otra de las características del pedido es que puede imprimirse utilizando como referencias de los artículos los propios códigos empleados por el proveedor. Así se ahorra tiempo a éste a la hora de preparar el envío y como consecuencia la mercancía se acabará recibiendo con mayor antelación.

Albaranes

El albarán es el documento a través del que se refleja la entrada física de la mercancía en el almacén. La entrada puede producirse de dos formas:

• Mediante un traspaso de oferta o pedido (completo o parcial).
• Introduciendo directamente el albarán.

Una vez dado de alta el albarán se puede traspasar a factura:

• De forma simple (un albarán a una factura).
• O múltiple (facturando varios albaranes en una factura).

Al igual que en ofertas y pedidos es posible realizar consultas por múltiples campos:

• Por proveedor.
• Por artículo.
• Entre fechas.
• Pendientes de facturar.
• …

Facturas

La factura es el documento final que recibiremos del proveedor como demostración de la relación comercial establecida:

• Puede introducirse manualmente (con lo cual también servirá para dar de entrada la mercancía).
• O también generarla a partir de la oferta, el pedido o el albarán.

Una vez introducida la factura quedará también reflejada de forma automática en la contabilidad (si se dispone de AtlanticGes Conta y además está establecido el traspaso automático). Dicha anotación no sólo se refiere al asiento contable sino que engloba el registro de IVA y los vencimientos de pago, permitiendo así llevar un control de los pagos a efectuar.

Al igual que en los demás documentos de compra es posible realizar consultas e informes por múltiples campos:

• Por proveedor.
• Por artículos.
• Entre fechas.
• …

Capturas del Módulo Compras

Clientes

En este módulo llevaremos la gestión de todos los datos referentes a los clientes de nuestra empresa:

• Datos fiscales.
• Política de descuentos.
• Formas de pago.
• …

La información almacenada se puede consultar filtrándola a partir de varios parámetros.

Capturas del Módulo Clientes

Ventas

El módulo de ventas comprende un ciclo idéntico al de compras.

Ofertas

Las ofertas permiten introducir los presupuestos enviados a los clientes con el fin de realizar un seguimiento de los precios y trabajos ofrecidos, así como controlar los presupuestos aceptados y no aceptados.

Permite también realizar consultas por múltiples campos:

• Por artículo.
• Por cliente.
• Entre fechas
• …

Cuyo resultado puede obtenerse tanto por pantalla como por impresora.

También es posible convertir cualquiera de las ofertas en pedido, en albarán o en factura, con lo que se consigue no tener que volver a teclear la información, evitando así posible errores.

Pedidos

Los pedidos son los documentos en los que se incluirá la mercancía solicitada por los clientes. Su principal objetivo es tener controlada en todo momento la cantidad de mercancía pendiente de servir.

Además de la captura de pedidos propiamente dicha, esta opción presenta gran cantidad de consultas e informes por varios campos:

• Por cliente.
• Por artículo.
• Pendientes.
• Servidos.
• Entre fechas.
• …

así como procesos para agilizar la salida de la mercancía al almacén:

• Traspaso de pedido a albarán tanto parcial como completo.
• Facturación de pedidos.

Albaranes

El albarán es el documento que muestra la salida física de la mercancía del almacén. La captura puede venir dada:

• Desde el traspaso de oferta o pedido (completo o parcial).
• O mediante la introducción directa del albarán.

Al igual que en ofertas y pedidos es posible realizar consultas por múltiples campos:

• Por cliente.
• Por artículo.
• Entre fechas.
• Pendientes de facturar.
• …

Cabe también la posibilidad de traspasar uno o más albaranes a una factura o facturar los albaranes pendientes de un cliente.

Facturas

La factura es el documento final que se emite al Cliente como prueba de la relación comercial.

Si se dispone de AtlanticGes Conta (y está marcada la contabilización automática) la factura se contabilizará automáticamente: se dará de alta el asiento contable, el registro de IVA y el vencimiento, permitiendo este último el control de los cobros a realizar.

Existen varias posibilidades a la hora de facturar:

• Factura manual o factura directa.
• Factura generada desde oferta, pedido o albarán.

Capturas del Módulo Ventas

Estadísticas

Con éste modulo se obtienen de forma ágil y sencilla estadísticas a partir de las compras y ventas realizadas en la empresa.

Proporciona información diferenciada para compras y ventas por diversos campos, según las necesidades, incluyendo en las ventas los consumos y otros datos relacionados.

Todas las estadísticas se mostrarán tanto en euros como en unidades físicas e incluye la opción de Rendimiento por Artículo. Mediante él se muestra un listado para todos los artículos con movimientos entre las fechas señaladas por el usuario. En dicho listado se muestra una comparativa de las compras y las ventas, junto con el correspondiente cálculo de beneficios.

Capturas del Módulo Estadísticas

Parámetros Generales

Este módulo incluye todas las opciones necesarias para fijar la configuración inicial de AtlanticGes Factu, para su puesta en marcha:

• Datos generales de la empresa.
• Almacenes.
• Centros de trabajo.
• Empleados.
• Formas de pago.
• Series.
• Ejercicios.
• …

Capturas del Módulo Parámetros Generales